POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CORPORACIÓN FUTURES

1. INTRODUCCIÓN

La presente política de privacidad, protección y tratamiento de datos personales corresponde a la CORPORACIÓN FUTURES, y se expide para ajustarse a los parámetros legales que buscan la protección de datos personales de sus partes interesadas.

2. OBJETIVO

Establecer las pautas y criterios generales para el manejo de datos personales de empleados, clientes, aliados, proveedores y contratistas de la CORPORACIÓN FUTURES.

3. ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de la CORPORACIÓN FUTURES, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

4. DEFINICIONES

Respetando los parámetros legales, establecemos las siguientes definiciones que serán aplicadas conforme a los principios que rigen los derechos de habeas data y protección de datos personales.

• Autorización. Consentimiento previo, expreso, por cualquier medio inequívoco e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Consulta. Proceso mediante el cual el Titular de Datos Personales puede solicitar a la CORPORACIÓN FUTURES su información personal que reposa en las bases de datos.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.

• Dato público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Dato semiprivado. Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.

• Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.

• Datos Sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a vida sexual, y los datos biométricos.

• Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Reclamo. Proceso mediante el cual los Titulares de los datos Personales o sus causahabientes, podrán solicitar a la CORPORACIÓN FUTURES, sus filiales y subsidiarias la actualización, rectificación, supresión parcial o total de la información, la prueba de la autorización o la revocatoria de la misma.

• Registro Nacional De Bases De Datos (RNBD). Directorio público de las bases de datos personales sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• SIC. Superintendencia de Industria y Comercio.

• Sistemas de videovigilancia. Medios tecnológicos ubicados en las instalaciones para mejorar la seguridad de quienes ingresen. Las especificaciones puntualmente determinadas para los datos personales obtenidos por esos medios se describen en el Aviso de privacidad publicado sobre ese tema.

• Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. AMBITO DE APLICACIÓN

Datos personales registrados en cualquier base de datos, que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada, efectuado en el territorio colombiano o en países en donde sea aplicable la legislación colombiana.

6. MARCO NORMATIVO

A continuación, se menciona la normatividad relacionada con la Protección de Datos Personales:

✓ Ley 1266 de 2008
✓ Ley 1581 de 2012
✓ Decreto 1377 de 2013
✓ Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 (Reglamentación Parcial de la Ley 1581).
✓ Circular 02 del 3 de noviembre de 2015 de (Adición al Capítulo 2, Título V de la Circular Única de la SIC.
✓ Decreto 886 de 2014 – Reglamentación del Artículo 25 de la Ley 1581: Registro Nacional de Bases de Datos.

7. CARACTERIZACIÓN DE BASE DE DATOS

Los datos personales suministrados a la CORPORACIÓN FUTURES, y sobre los cuales se realizará el tratamiento teniendo en cuenta lo establecido en la presente política, se han agrupado y caracterizado en las siguientes bases de datos:

A. Aspirantes (trabaje con nosotros): Son las personas que entregan su hoja de vida bien sea físicamente en el área de recepción de la sede administrativa o en medio magnético a través de la página web de la compañía.

B. Empleados y/o prestadores de servicio: Son aquellos que se encuentran o se encontraron vinculados a través de un contrato de trabajo o de prestación de servicios, directamente con la CORPORACIÓN FUTURES.

C. Aliados estratégicos y/o grupos de interés: Son personas y organizaciones públicas o privadas que están interesadas e involucradas con la CORPORACIÓN FUTURES e interactúan con la misma.

D. Proveedores: Son las sociedades y personas naturales encargadas de proveer productos y/o servicios para el adecuado desarrollo del objeto social de la CORPORACIÓN FUTURES

E. Clientes: Usuarios de nuestros productos y servicios, con las cuales se suscribe un contrato comercial o convenio.

F. Visitantes: Son las personas que ingresan a la sede administrativa principal ubicada en la ciudad de Cúcuta y de los cuales podrá dejarse un registro de control de acceso.

G. Control ARL y EPS: Es la base de datos que contiene el control de afiliación a la ARL, EPS y Certificación de Trabajo Seguro en Alturas, de los trabajadores contratistas de la CORPORACIÓN FUTURES, que ingresan a la sede principal administrativa o a cualquiera de los establecimientos de la compañía, con la finalidad de desarrollar servicios de aseo, vigilancia, jardinería, mantenimiento, reparación, entre otros, requeridos para dar cumplimiento al objeto social de la CORPORACIÓN FUTURES.

8. PRINCIPIOS

La presente política de privacidad, protección y tratamiento de datos personales se regirá por los siguientes principios rectores:

a) Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a su marco legal.

b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y le ley, la cual debe ser informada al titular.

c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de los procedimientos de seguridad y vigilancia y del marco legal referido, de manera que el tratamiento sólo podrá hacerse por las personas que
autorice el titular o las que tales documentos y la ley dispongan.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte del responsable o encargado del tratamiento a que se refiere esta política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en el marcos internos y legales antes citados.

9. TRANSVERSALIDAD

Las políticas de protección de datos personales de la CORPORACIÓN FUTURES, cubren todos los aspectos administrativos, organizacionales, culturales, comerciales, operativos y de control que deben ser cumplidos por la gerencia, empleados, contratistas, patrocinadores, aliados, proveedores y terceros que laboren o tengan relación directa con la compañía.
Las políticas de protección de datos personales deberán ser integradas en los procesos internos de la CORPORACIÓN FUTURES, en los cuales se recopilen datos personales, alineado con los requisitos establecidos por cada área para adoptar el procedimiento. No obstante, en atención a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, de estas políticas se excluyen las bases de datos de uso personal o doméstico salvo cuando estas vayan a ser suministradas a un tercero, caso en el cual se deberá contar con la autorización de los titulares de la información que estén dentro de la base de datos, como las demás exclusiones que sean establecidas en la Ley. La información que se encuentra en las bases de datos de la CORPORACIÓN FUTURES ha sido obtenida en desarrollo de la actividad de la compañía, en todo caso su recopilación se ha hecho y se hará siempre atendiendo a criterios y normatividad legal.

10. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.

Los datos serán utilizados por la CORPORACIÓN FUTURES para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vincula con el Titular de Datos Personales, en caso de existir, y en particular para:

Aspirantes (trabaje con nosotros):

• Almacenar la información suministrada con la recepción de sus hojas de vida.

• Desarrollar procesos de reclutamiento y preselección, aplicación de pruebas psicotécnicas, exámenes médicos, entrevistas y demás que se consideren necesarios para una posible vinculación laboral o de prestación de servicios por parte de la CORPORACIÓN FUTURES.

• Enviar comunicados a través del correo electrónico y/o teléfonos registrados, referentes a su proceso de selección y/o publicación de nuevas vacantes.

Empleados y/o prestadores de servicio:

• Desarrollar el proceso de vinculación laboral y/o de prestación de servicios, dar cumplimiento a la relación laboral y/o contractual existente, realizar procesos de ejecución y terminación de la relación laboral y/o de prestación de servicios.

• Realizar las referenciaciones laborales solicitadas por terceras personas, con relación al desarrollo del vínculo contractual sostenido con la CORPORACIÓN FUTURES.

• Realizar visitas domiciliarias con el fin de realizar una verificación biopsicosocial del candidato.

• Enviar notificaciones para la aplicación de exámenes médico – ocupacionales.

• Realizar los procesos de afiliación a la seguridad social propia, del cónyuge, los hijos y/o los padres que deseen incluir como beneficiarios.

• Atender procesos de auditoría interna o externa.

• Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, aliadas o subordinadas de la CORPORACIÓN FUTURES y/o terceros colaboradores, con el fin de potenciar las habilidades de los empleados y/o prestadores de servicios, a través del desarrollo de cursos, capacitaciones, talleres, entre otros similares.

Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, aliadas o subordinadas de la CORPORACIÓN FUTURES y/o terceros colaboradores, en el evento que dichas compañías requieran la información para efectos contractuales.

• Enviar o notificar, a través cualquier medio físico y/o digital, circulares, memorandos, programación de actividades laborales, de seguridad y salud en el trabajo o de bienestar, entre otras relacionadas con el vínculo contractual existente y el desarrollo del objeto social de la CORPORACIÓN FUTURES.

• Tramitar solicitud de crédito, consultar información crediticia/financiera y realizar reporte ante las centrales de riesgos como Datacrédito, Transunion y Procrédito, para el otorgamiento de créditos, referenciaciones y/o reporte de comportamiento y/o incumplimiento en los pagos.

• Suministrar información de comportamiento financiero/crediticio a las entidades que los soliciten con el fin de realizar estudio de riesgos para el otorgamiento de créditos y desarrollar las gestiones administrativas y de cobranza necesarias.

• Almacenar la información en el archivo histórico, por el término legal y reglamentario que sea requerido.

• Cumplir con las disposiciones normativas en materia laboral y de la seguridad social.

Proveedores:

• Ejecutar la relación contractual existente.

• Desarrollar la gestión contable y financiera, además de funciones administrativas y/u operativas.

• Contactar y contratar nuevos servicios y/o compra de productos que la CORPORACIÓN FUTURES, requiera para el normal desarrollo de su objeto social, funciones administrativas y/u operativas.

• Enviar, ceder, suministrar, compartir y entregar sus datos personales a empresas o copropiedades filiales, vinculadas, aliadas, administradas o subordinadas de CORPORACIÓN FUTURES, y/o terceros colaboradores.

• Hacer referenciaciones comerciales que la CORPORACIÓN FUTURES, considere pertinentes para el sostenimiento, expansión y/o crecimiento de la compañía.

• Realizar evaluaciones de proveedores de conformidad con lo establecido en el sistema de gestión de calidad de la CORPORACIÓN FUTURES.

• Cumplir con las disposiciones legales en materia tributaria y mercantil.

Clientes:

• Llevar a cabo la relación contractual comercial.

• Ejecutar controles de calidad y/o encuestas de satisfacción referentes a los servicios ofertados o prestados por la CORPORACIÓN FUTURES, sus agentes, delegados y/o terceros colaboradores.

• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación, información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios y productos prestados u ofertados por la
CORPORACIÓN FUTURES y/o por terceras personas que actúen en nombre de la CORPORACIÓN FUTURES.

• Realizar tratamientos estadísticos de sus datos.

• Atender servicios a través de Contact Center.

• Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado.

• Ceder y/o transmitir, en caso de ser requerido, las bases de datos, con fines estratégicos, comerciales, financieros o estadísticos, a subordinados, agencias, filiales, terceros colaboradores de la CORPORACIÓN FUTURES y/o entidades administrativas del Estado que así lo requieran.

• Realizar monitoreo a través de cámaras de vigilancia con el fin de llevar un control respecto al ingreso, salida y conductas de los clientes en cada uno de los establecimientos de la CORPORACIÓN FUTURES, incluyendo la imagen de los menores de edad que ingresen al recinto, por voluntad propia o en compañía de un adulto, que en todos los casos se entenderá
como su padre/madre, representante o persona autorizada.

Visitantes:

• Llevar un registro y control de acceso y seguridad, de las personas que ingresan a la sede administrativa principal ubicada en la ciudad de Cúcuta en calidad de visitante.

• Realizar monitoreo a través de cámaras de vigilancia con el fin de llevar un control respecto al ingreso, salida y conductas de los usuarios/visitantes en los establecimientos administrados por la CORPORACIÓN FUTURES, incluyendo la imagen de los menores de edad que ingresen al recinto, por voluntad propia o en compañía de un adulto, que en todos los casos se entenderá como su padre/madre, representante o persona autorizada.

• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación, información comercial, publicitaria o promocional sobre eventos, concursos y/o sorteos desarrollados u ofertados por la CORPORACIÓN FUTURES.

Control ARL y EPS:

• Verificar que los empleados de los contratistas de la CORPORACIÓN FUTURES que sean enviados a los establecimientos administrados por la CORPORACIÓN FUTURES con el fin de desarrollar actividades o ejercer funciones indefinidas de aseo, vigilancia, jardinería, mantenimiento preventivo y/o correctivo, reparaciones locativas, entre otras, se encuentren debidamente afiliados al sistema general de seguridad social por parte de sus contratantes y cumplan con los requerimientos necesarios para el adecuado desarrollo de las actividades para
las cuales fueron enviados.

• Llevar un registro y control de acceso y seguridad, de las personas que ingresan a los establecimientos administrados por la CORPORACIÓN FUTURES, en calidad de empleados de los contratistas de la sociedad administradora.

El Responsable y/o el Encargado del tratamiento harán uso de los datos única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al Titular de Datos Personales. Por ningún motivo se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se haya definido como temporal, la información sólo podrá utilizarse durante el lapso que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.

Si en algún momento la persona desea revocar el consentimiento otorgado para recibir información de por parte de la CORPORACIÓN FUTURES, podrá comunicarlo al correo electrónico servicioalcliente@futures.org

11. AUTORIZACIÓN

El Tratamiento de Datos Personales realizado por la CORPORACIÓN FUTURES, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. La CORPORACIÓN FUTURES, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular, sus causahabientes o representantes legitimados. La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier
otro formato que permita garantizar su posterior consulta, y que, además, pueda demostrarse, de manera inequívoca, que el Titular de los Datos Personales: a) autorizó el tratamiento, b) conoce y acepta que la CORPORACIÓN FUTURES recogerá y utilizará la información para los fines que le han sido informados. En virtud de lo anterior, la autorización solicitada deberá incluir:

a) El Responsable del Tratamiento y qué datos se recopilan;
b) La finalidad del tratamiento de los datos;
c) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular y,
d) Si se recopilan Datos Sensibles la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

El Aviso de Privacidad es parte integral de la presente política de privacidad, protección y tratamiento de datos personales. Se incluye el Aviso de privacidad de protección de datos personales en sistemas de videovigilancia.

12. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales podrán en cualquier momento solicitar a la CORPORACIÓN FUTURES, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos.

La solicitud de supresión de la información no es procedente cuanto el Titular tenga un deber legal o contractual. El titular tiene dos opciones para revocar su consentimiento:

1. Solicitar la revocatoria sobre la totalidad de las finalidades consentidas; la CORPORACIÓN FUTURES a partir de esa solicitud y hacia el futuro no podrá volver a tratar los datos personales del titular, a menos que el titular en un futuro autorice nuevamente el tratamiento de estos.

2. Solicitar la revocatoria parcial del consentimiento; la CORPORACIÓN FUTURES a partir de esa solicitud, y hacia el futuro podrá seguir tratando los datos para la finalidad o finalidades que no fueron revocadas por el titular.

Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario que el titular al momento de solicitar la revocatoria indique de manera clara y expresa si la revocación que requiere es total o parcial, cumpliendo lo señalado en el numeral 1 del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. En todo caso, la CORPORACIÓN FUTURES no podrá exceder los plazos establecidos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 para reclamaciones.

13. TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

A los datos personales que reposen en ficheros, ya sean físicos o electrónicos, se les realizará un tratamiento, el cual consiste en las siguientes actividades:

13.1 Recolección de información
La CORPORACIÓN FUTURES recolecta la información de los titulares, a partir de la implementación y diligenciamiento través de los siguientes mecanismos:

1. Almacenamiento en físico de Hoja de Vida.
2. Cámaras de video vigilancia, para temas de seguridad.
Para personas externas a la compañía (Clientes, aliados y proveedores):

1. Página Web.
2. Encuestas de satisfacción de clientes
3. Sistemas Biométricos
4. Formatos de asistencia, referidos y prospectación
5. Convenios y contratos con entidades aliadas

Los formatos de recolección de información deberán contener el aviso de privacidad en el cual informará, la finalidad de la recolección, canales y mecanismos para quejas y reclamos, políticas de protección de datos, entre otros procedimientos.

13.2. Almacenamiento de la información de los titulares interesados
Los datos obtenidos del titular, previa autorización expresa e informada, serán dispuestos en una base de datos o en un sistema informático creado para tal fin ya sea en forma física o automatizada, de forma que se garantizará su seguridad frente al acceso, confidencialidad y uso.

13.3. Envío de información al titular de los datos personales
A partir de la información disponible en la CORPORACIÓN FUTURES, que contiene datos básicos de nombres, apellidos, teléfono, dirección de contacto (física y electrónica), documento de identidad, correo electrónico, foto, huella, datos laborales, ingresos, referencias personales, familiares y comerciales, entre otros, registrados en la base de datos creada para tal fin, esta dará a conocer los eventos y/o publicaciones que son de interés para el grupo de titulares registrados en la base de datos y seguirá estrictamente las finalidades para las cuales se le autorizó realizar el seguimiento.

13.4. Video de vigilancia
Los datos recolectados a través de cámaras de video vigilancia se tratarán de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos de Video Vigilancia de la entidad, la cual contendrá las directrices cardinales sobre la recolección y almacenamiento de estos datos al igual que los derechos y garantías de los titulares frente a los datos recolectados mediante cámaras de vigilancia.

14. FINALIDADES CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS

La recolección y tratamiento de datos personales que realizará la CORPORACIÓN FUTURES relativa a sus clientes, empleados, aliados y proveedores obedece a las finalidades descritas a continuación:

14.1. FRENTE A LOS EMPLEADOS
Gestión de la relación laboral: esta finalidad incluye específicamente los pagos de salarios, el control de novedades laborales como incapacidades, permisos, el control de acceso y horario de trabajo del empleado, el control del personal activo de la compañía, las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación tanto de los empleados como de sus familiares, cuando a ello hubiere lugar.

14.2. FRENTE A LOS CLIENTES

a) Cumplimiento de la relación contractual: Esta finalidad incluye específicamente las actividades de manejo de datos para contacto del cliente con fines de calidad del servicio, así como prestación de este.

b) Gestión comercial: esta finalidad incluye específicamente las invitaciones a eventos realizados por la compañía, la promoción de los productos y servicios de la CORPORACIÓN FUTURES.

c) Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros.

d) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos, sugerencias).

e) Implementar programas de fidelización de clientes.

f) Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.

g) Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por la CORPORACIÓN FUTURES.

h) Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la CORPORACIÓN FUTURES tenga vínculo contractual para el desarrollo de actividades de este tipo y para ejecución de estas.

i) Contactar al titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.

j) Contactar al titular a través de medios telefónicos para realizar gestión de cobranza de cartera, en virtud de la relación contractual.

k) Contactar al titular a través de medios electrónicos (SMS, correo electrónico, WhatsApp, mensajes de voz) para para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.

l) Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificación de actividades empresariales, para titular y sus beneficiarios (hijos, conyugue, compañero permanente).

m) Prestar los servicios ofrecidos por la CORPORACIÓN FUTURES y aceptados en el contrato suscrito.

n) Actividades de geo-referenciación y estudios estadísticos.

o) Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

p) Suministrar información a terceros con los cuales la CORPORACIÓN FUTURES tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, fondos de pensiones y cesantías, entidades bancarias, entre otros.

q) Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre la CORPORACIÓN FUTURES y el Titular.

14.3. FRENTE A LOS VISITANTES

Control de acceso: para los visitantes a las instalaciones de las distintas sedes de la CORPORACIÓN FUTURES, la información que de ellos se recopila a través de la planilla para visitantes, se tratará con la única finalidad de reacción frente a incidentes de seguridad, para la identificación de personas que hayan ingresado a las instalaciones de la compañía.

14.4. PROVEEDORES
Contacto para cotizaciones, publicaciones de ofertas, como para la gestión de las relaciones comerciales que surjan, con el objeto de adquirir sus productos o servicios como insumos para el funcionamiento de la organización.

14.5. ALIADOS
Desarrollo de nuevos canales o relaciones comerciales que surjan, con el objeto de mejorar el servicio, crecimiento y expansión del modelo de negocio.

15. CALIDAD DE LOS DATOS

Al momento de suministrar información a la CORPORACIÓN FUTURES, ninguna parte interesada podrá utilizar la identidad o datos de otra persona, adicionalmente, en todo momento deberá tener en cuenta que sólo puede incluir datos correspondientes a su propia identidad los cuales deben ser adecuados, pertinentes, actuales y verdaderos. Quien provea información incorrecta, falsa o de terceras personas, será el único responsable frente a cualquier perjuicio que llegare a causar a terceros o a la CORPORACIÓN FUTURES por el uso de datos personales ajenos o cuando haciendo referencia a sus propios datos, incluya información errónea, falsa, desactualizada, inadecuada o impertinente.

Las partes interesadas podrán en cualquier momento ejercer su derecho enviando para ello una comunicación al correo servicioalcliente@futures.org indicando la petición o derecho que ejercita, nombre completo, identificación y datos de contacto.
Este derecho se predica respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el titular.

16. DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

El titular de datos personales en la CORPORACIÓN FUTURES, tendrá derecho a:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

b. Solicitar prueba de autorización de tratamiento de sus datos personales, excepto en los casos previstos por la ley.

c. Ser informado respecto del uso que la CORPORACIÓN FUTURES ha dado a sus datos personales.

d. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones que la CORPORACIÓN FUTURES cometa del derecho que tiene sobre sus datos personales.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales, cuando no se respeten los derechos, principios y garantías constitucionales y legales.

f. Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

g. Para el caso de datos conocidos en sistemas de video vigilancia, remitirse al respectivo aviso de privacidad.

El Titular de los Datos Personales debe mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de esta. La CORPORACIÓN FUTURES no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información suministrada por el Titular.

17. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de HÁBEAS DATA.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

18. SOLICITUDES POR PARTE DEL TITULAR DE DATOS

El responsable de garantizar la respuesta oportuna a las solicitudes de consulta o reclamo es el área de Servicio al cliente, a través de los canales definidos.

a. Consulta
Los Titulares de los Datos Personales o sus causahabientes podrán, en cualquier momento, consultar la información personal que repose en las bases de datos de la CORPORACIÓN FUTURES, sus filiales y subsidiarias. Igualmente, podrán solicitar la demostración de la existencia de su autorización para el tratamiento de Datos Personales.
Término para la Atención de Consulta De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, la solicitud de consulta debe ser atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Nota: La CORPORACIÓN FUTURES considera importante el cumplimiento oportuno en la respuesta a las solicitudes de consulta realizadas por el Titular de Datos Personales; la respuesta debe ser entregada en la dirección electrónica o física indicada por el Titular de Datos por lo menos con dos (2) días hábiles de anticipación al cumplimiento de los 10 días hábiles establecidos por la Ley 1581 de 2012 como fecha inicial de vencimiento; o a que se cumplan los 5 días hábiles posteriores al primer vencimiento en el caso en que por alguna razón se haya requerido informar al Titular de Datos Personales una nueva fecha para la entrega de la respuesta.

b. Reclamos
Los Titulares de los datos Personales o sus causahabientes, podrán solicitar la actualización, rectificación o la supresión total o parcial de datos. Igualmente, podrán solicitar la revocatoria de la autorización.

Revocatoria de la autorización: El Titular de Datos Personales o sus causahabientes podrán revocar la autorización otorgada, de acuerdo con la normativa vigente.

Supresión de Datos Personales: El Titular de Datos podrá solicitar al Responsable y/o Encargado del Tratamiento la supresión total o parcial de datos personales.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal, contractual o comercial de permanecer en la base de datos. De acuerdo con el Artículo 16 del Decreto 1377, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado del tratamiento.

Cuando se reciba un reclamo por parte del Titular de Datos Personales relativo a inconsistencias en la información, o que el dato se encuentre en discusión por parte de este, el Responsable del tratamiento, y cuando en su nombre actúe, el Encargado del Tratamiento, debe suspender el uso de este, durante un tiempo no menor a la fecha de finalización del trámite.

Término para la atención de Reclamos relativos a Datos Personales: De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, cuando se reciba una solicitud de reclamo por parte del Titular de Datos Personales, el responsable del tratamiento procederá a revisar si ésta contiene la información suficiente para ser atendida, y, en el caso que requiera más información le comunicará al Titular, dentro de los siguientes 5 días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Igualmente, la Ley indica que el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Nota: La CORPORACIÓN FUTURES considera importante el cumplimiento en la respuesta a las solicitudes de reclamo realizadas por el Titular de Datos Personales. Por consiguiente, se definen tiempos internos para el cumplimiento de cada paso, con miras a que la respuesta sea entregada en la dirección electrónica o física indicada por el Titular de Datos por lo menos con 2 días hábiles de anticipación al cumplimiento de los 15 días hábiles establecidos por la Ley 1581 de 2012 como fecha inicial de vencimiento; o a que se cumplan 8 días hábiles posteriores al primer vencimiento en el caso en que, por alguna razón, se haya requerido informar al Titular de Datos Personales una nueva fecha para la entrega de la respuesta.

19. CONTRATACIÓN, VINCULACIÓN Y NIVEL DE RIESGO

19.1 Vinculación por contrato laboral
Para el ingreso de colaboradores nuevos con contrato laboral, es necesario que antes de realizar algún tipo de labor, manifieste conocer, aceptar y aplicar las políticas de protección de datos personales, así como lo planteado en la cláusula respectiva del contrato laboral titulada
“PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”; de igual forma, se requiere la firma de la autorización correspondiente para el manejo de datos necesarios para el proceso de selección y los que se utilicen
para el desarrollo de la relación laboral.

El proceso de Talento Humano deberá velar por que, en cada incorporación de un nuevo funcionario, contratista, aliado se exija la firma y aceptación de la presente política como de los documentos que
la complementen.

19.2. Vinculación por prestación de servicios o temporales
Para las personas que se vinculen a la CORPORACIÓN FUTURES mediante prestación de servicios o temporales, deberán aceptar la cláusula respectiva del contrato de prestación de servicios o vinculación por obra o labor titulada “PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”.

19.3. Vinculación comercial
En los casos de proveedores, aliados o terceros con los que se desarrollen relaciones comerciales que involucren acceso, tratamiento, transmisión o transferencia de datos personales, se establecerá en los respectivos procesos por parte de las distintas áreas encargadas, las cláusulas, anexos, contratos, o procedimientos para asegurar la protección de la información y los datos personales en dichas relaciones, ya sea cláusula de protección de datos personales, de confidencialidad, contratos de transferencia y transmisión de información, entre otras. Se podrá establecer un tipo de cláusulas especiales de acuerdo con el nivel de riesgo en el manejo de datos personales por parte de terceros, para esto se tendrá en cuenta los siguientes niveles de riesgo jurídico:

• Riesgo Alto: Acuerdo de Confidencialidad, Cláusula de destrucción de la información, Cláusula de Violación de Datos Personales y daño informático, Cláusula de Auditoría de datos Personales, Cláusula Ley 1581 de 2012.

• Riesgo Medio: Acuerdo de Confidencialidad, Cláusula de Violación de Datos Personales y daño informático, Cláusula Ley 1581 de 2012.

• Riesgo Bajo: Acuerdo de Confidencialidad, Cláusula Ley 1581 de 2012.

20. COOKIES

La CORPORACIÓN FUTURES, puede utilizar cookies durante la prestación de servicios en la página web, estos no se almacenan en servidores propios, sino en el dispositivo o computador de quien la
visita.

La CORPORACIÓN FUTURES, no se hace responsable por las políticas de privacidad de aquellos sitios a los que los visitantes accedan mediante enlaces que se tengan en la página www.futurescorp.org. y demás de su propiedad.

21. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

Se debe llevar a cabo el proceso de registro de las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con las definiciones de la herramienta puesta a disposición por esta
autoridad y en atención a las disposiciones del Decreto 886 de 2014, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

a) Registro de bases de datos actuales: Este registro debe realizarse dentro del año siguiente a la puesta en funcionamiento del RNBD por parte de la SIC.

b) Creación de Bases de Datos: Deben ser registradas dentro de los dos (2) meses calendario, posteriores a su creación.

c) Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos. De acuerdo con la Circular Externa No. 002 del 3 de noviembre de 2015, la información contenida en el RNBD deberá actualizarse como se indica a continuación:

• Dentro de los diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos. Esto en caso de que se realicen cambios sustanciales en la información registrada.

• Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir del 2018.

d) Incidentes de Seguridad: Los incidentes de seguridad deben reportarse a la SIC, a través del RNBD dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos.

22. ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Responsabilidad de velar por la adecuada protección de datos personales, como del cumplimiento normativo frente al tema en la CORPORACIÓN FUTURES estará en cabeza del área de Servicio al Cliente quien recibirá las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato, de acuerdo con el proceso interno de trámite, que se maneja administrativamente en la CORPORACIÓN FUTURES.

Las principales funciones del responsable del área de servicio al cliente serán:

1. Promover la elaboración e implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.

2. Coordinar la definición e implementación de los controles del Programa de Gestión de Datos Personales.

3. Mantener un inventario de las bases de datos personales en poder de la organización y clasificarlas según su tipo.

4. Servir de enlace y coordinador con las demás áreas de la organización para asegurar una implementación transversal del Programa de Gestión de Datos Personales.

5. Integrar las políticas de protección de datos dentro de las actividades de las demás áreas de la organización (talento humano, seguridad, Call centers y gestión de proveedores, etc.).

6. Realizar auditorías con las distintas áreas para revisar la aplicación de la política de protección de datos.

7. Informar a la Dirección Administrativa y Financiera y al área de Talento Humano, si alguna conducta se relaciona con los delitos de la Ley 1273 de 2009.

8. Revisar que el desarrollo del modelo de negocio y los distintos productos ofrecidos cumplan con la política de protección de datos personales.

9. Informar a los clientes, usuarios, contratistas, patrocinadores, proveedores y aliados de los deberes
para el cumplimiento fundamental del Hábeas data.

10. Realizar lo señalado en la Ley para el cumplimiento de las obligaciones empresariales en la protección de datos.

23. CONTACTO

Los Titulares de la Información pueden ejercer sus derechos de revocar la autorización para el tratamiento de datos, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, enviando comunicaciones al área de Servicio al Cliente, en Cúcuta, Norte de Santander, a la Calle 6CN No. 2E152 barrio Ceiba II, teléfono 5__________. Igualmente, los Titulares de la información pueden dirigir sus solicitudes al correo electrónico servicioalcliente@futures.org.

24. VIGENCIA

Esta política está vigente a partir del 01 de enero del año dos mil veintidós (2022).

25. ANEXOS

Anexo 1. Documento de autorización para uso de datos personales (empleados)
De conformidad con los parámetros de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la CORPORACIÓN FUTURES, requiere dar tratamiento a sus datos personales, los cuales serán utilizados en la gestión de la relación laboral, esta finalidad incluye específicamente:

a) Gestión de nómina

b) Gestión de personal: control de novedades laborales como incapacidades, permisos, sistema biométrico, control de acceso y horario de trabajo del empleado, capacitaciones, control del personal activo de la compañía, las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación tanto de los empleados como de sus familiares cuando a ello hubiere lugar)

c) Gestión del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

d) Gestión de actividades culturales, recreativas y Bienestar Organizacional La CORPORACIÓN FUTURES, de conformidad con el texto del artículo 10 del decreto 1377 de 2013, queda facultado para conservar y tratar mis datos personales, salvo que haga expresa mi intención en sentido contrario, mediante instrucción que dirija al correo servicioalcliente@futures.org

Considerado lo anterior, acepto que autorizo de manera libre, previa, expresa, inequívoca e informada, según lo expresado en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto único reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.2, autorizo a la CORPORACIÓN FUTURES, identificada con NIT 900647137-2, situada en la Calle 6CN No. 2E-152 barrio Ceiba II de la ciudad de San José de Cúcuta, Norte de Santander, para que realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de mis datos personales, incluyendo datos sensibles, autorización que entendí dar a la empresa aun desde mi vinculación en forma verbal de manera libre, previa, expresa, inequívoca e informada. Así mismo, conozco que sobre este asunto puedo remitir cualquier comunicación a la Calle 6CN No. 2E152 barrio Ceiba II de la ciudad de Cúcuta (Norte de Santander) o al correo electrónico servicioalcliente@futures.org.

Declaro que he sido informado de cuales datos personales serán recolectados. Así mismo, declaro que conozco y acepto la Política de Tratamiento de datos personales de la CORPORACIÓN FUTURES. Adicionalmente manifiesto que la información la he suministrado de manera voluntaria, es verdadera y puede ser verificada por la CORPORACIÓN FUTURES cuando lo considere pertinente.

Fecha:
Nombre:
Cédula:
Dirección:
Teléfono:
Correo electrónico:
Firma:

Anexo 2. Documento de autorización para uso de datos personales (clientes)

De conformidad con los parámetros de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la CORPORACIÓN FUTURES, requiere dar tratamiento a sus datos personales, los cuales tienen como finalidad específicamente:

a) Cumplimiento de la relación contractual: Esta finalidad incluye específicamente las actividades de manejo de datos para contacto del cliente con fines de calidad del servicio, así como prestación de este.

b) Gestión comercial: esta finalidad incluye específicamente las invitaciones a eventos realizados por la compañía, la promoción de los servicios de la CORPORACIÓN FUTURES.

c) Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros

d) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos, sugerencias).

e) Implementar programas de fidelización de clientes.

f) Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.

g) Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por la CORPORACIÓN FUTURES.

i) Contactar al titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.

j) Contactar al titular a través de medios telefónicos para realizar gestión de cobranza de cartera, en virtud de la relación contractual.

l) Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificación de actividades empresariales, para titular y sus beneficiarios (hijos, conyugue, compañero permanente).

m) Prestar los servicios ofrecidos por la CORPORACIÓN FUTURES y aceptados en el contrato suscrito.

n) Actividades de geo-referenciación y estudios estadísticos.

o) Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

q) Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre la CORPORACIÓN FUTURES y el Titular.

La CORPORACIÓN FUTURES, de conformidad con el texto del artículo 10 del decreto 1377 de 2013, queda facultado para conservar y tratar mis datos personales, salvo que haga expresa mi intención en sentido contrario, mediante instrucción que dirija al correo servicioalcliente@futures.org.

Considerado lo anterior, acepto que autorizo de manera libre, previa, expresa, inequívoca e informada, según lo expresado en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto único reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.2, autorizo a la CORPORACIÓN FUTURES, identificada con NIT 900647137-2, situada en la Calle 6CN No. 2E-152 barrio Ceiba II de la ciudad de San José de Cúcuta, Norte de Santander, para que realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de mis datos personales, incluyendo datos sensibles, autorización que entendí dar a la empresa aun desde mi vinculación en forma verbal de manera libre, previa, expresa, inequívoca e informada. Así mismo, conozco que sobre este asunto puedo remitir cualquier comunicación a la Calle 6CN No. 2E152 barrio Ceiba II de Cúcuta (Norte de Santander) o al correo electrónico servicioalcliente@futures.org.

Nombre:
Cédula:
Fecha:
Dirección:
Teléfono:
Correo electrónico:
Firma:

Anexo 3. Documento de autorización para uso de datos personales (visitantes)

De conformidad con los parámetros de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la CORPORACIÓN FUTURES, requiere dar tratamiento a sus datos personales, los cuales tienen como finalidad específicamente:

a) Control de acceso: para los visitantes a las instalaciones de las distintas sedes de la CORPORACIÓN FUTURES, la información que de ellos se recopila a través de la planilla para visitantes, se tratará con la única finalidad de reacción frente a incidentes de seguridad, para la identificación de personas que hayan ingresado a las instalaciones de la compañía.

CORPORACIÓN FUTURES, de conformidad con el texto del artículo 10 del decreto 1377 de 2013, queda facultado para conservar y tratar mis datos personales, salvo que haga expresa mi intención en sentido contrario, mediante instrucción que dirija al correo servicioalcliente@futures.org.

Así mismo, conozco que sobre este asunto puedo remitir cualquier comunicación a la Calle 6CN No. 2E-152 barrio Ceiba II de Cúcuta (Norte de Santander) o al correo electrónico servicioalcliente@futures.org.

Nombre:
Firma:
Cédula:
Fecha:
Dirección:
Teléfono:
Correo electrónico:

Anexo 4. Documento de autorización para uso de datos personales (proveedores)

a) Contacto para cotizaciones

b) Publicaciones de ofertas, como para la gestión de las relaciones comerciales que surjan, con el objeto de adquirir sus productos o servicios como insumos para el funcionamiento de la organización.

La CORPORACIÓN FUTURES, de conformidad con el texto del artículo 10 del decreto 1377 de 2013, queda facultado para conservar y tratar mis datos personales, salvo que haga expresa mi intención en sentido contrario, mediante instrucción que dirija al correo servicioalcliente@futures.org.

Considerado lo anterior, acepto que autorizo de manera libre, previa, expresa, inequívoca e informada, según lo expresado en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto único reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.2, autorizo a la CORPORACIÓN FUTURES, 900647137-2, situada en la Calle 6CN No. 2E-152 barrio Ceiba II de la ciudad San José de Cúcuta, Norte de Santander, para que realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de mis datos personales,
incluyendo datos sensibles, autorización que entendí dar a la empresa aun desde mi vinculación en forma verbal de manera libre, previa, expresa, inequívoca e informada.

Nombre:
Firma:
Cédula:
Fecha:
Dirección:
Teléfono:
Correo electrónico:

Anexo 5. Documento de autorización para uso de datos personales (aliados)

a) Desarrollo de nuevos canales o relaciones comerciales que surjan, con el objeto de mejorar el servicio, crecimiento y expansión del modelo de negocio. CORPORACIÓN FUTURES, de conformidad con el texto del artículo 10 del decreto 1377 de 2013, queda facultado para conservar y tratar mis datos personales, salvo que haga expresa mi intención en sentido contrario, mediante instrucción que dirija al correo servicioalcliente@futures.org.

Considerado lo anterior, acepto que autorizo de manera libre, previa, expresa, inequívoca e informada, según lo expresado en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto único reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.2, autorizo a la CORPORACIÓN FUTURES, identificada con NIT 900647137-2, situada en la Calle 6CN No. 2E-152 barrio Ceiba II de la ciudad de San José de Cúcuta, Norte de Santander, para que realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de mis datos personales, incluyendo datos sensibles, autorización que entendí dar a la empresa aun desde mi vinculación en forma verbal de manera libre, previa, expresa, inequívoca e informada.

Nombre:
Firma:
Cédula:
Fecha:
Dirección:
Teléfono:
Correo electrónico:

Anexo 6. AVISO DE PRIVACIDAD LA CORPORACIÓN FUTURES DA A CONOCER EL AVISO DE PRIVACIDAD DE CONFOMIDAD CON LAS LEYES DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES La CORPORACIÓN FUTURES, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, es responsable del tratamiento de sus datos personales.

Los datos personales que la CORPORACIÓN FUTURES solicita serán utilizados para los siguientes fines:

▪ Adelantar los trámites y servicios que tiene a cargo, en ejercicio de sus funciones

▪ Dar a conocer los servicios ofrecidos por la CORPORACIÓN FUTURES

▪ Participar en eventos organizados por la CORPORACIÓN FUTURES

▪ Participar en capacitaciones, cursos, seminarios organizados por la CORPORACIÓN FUTURES

▪ Invitar a eventos de participación ciudadana

▪ Evaluar la calidad de los servicios de la CORPORACIÓN FUTURES Como titular de información tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales y, sólo en los casos en que sea procedente, a suprimirlos o revocar la autorización otorgada para su tratamiento.

Si requiere más información para conocer nuestra política de tratamiento de datos personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella, consulte nuestra página web www.futurescorp.org.

Si desea presentar una consulta, reclamo o petición de información relacionada con la protección de datos personales puede comunicarse con nosotros al teléfono 5784848 o en la Sede administrativa ubicada en la Calle 6CN No. 2E-152 barrio Ceiba II o mediante correo electrónico a la dirección servicioalcliente@futures.org.

Anexo 7. AVISO DE PRIVACIDAD DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012, a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, lo consignado en el artículo 15 de la Constitución Política y a las recomendaciones hechas por la Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, la CORPORACIÓN FUTURES adopta el presente documento para el tratamiento de datos personales adquiridos mediante los sistemas de video vigilancia. La CORPORACIÓN FUTURES, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales obtenidos por sus sistemas de video implementados en sus diferentes establecimientos administrativos y comerciales, manifiesta que cuenta con las disposiciones establecidas en la presente política, para efectuar el tratamiento de datos recopilados por dichos sistemas. Objeto. El presente documento se expide para determinar los parámetros bajo los cuales deben tratarse y administrarse todos los datos personales de personas naturales que sean adquiridos mediante los sistemas de video vigilancia de la CORPORACIÓN FUTURES y constituyen las bases de datos personales por los esquemas de tratamiento y almacenamiento que se efectúan sobre los mismos.

Finalidad. Este documento permite instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales para efectos de garantizar el control, parametrización y trazabilidad de los sistemas de monitoreo por video vigilancia. El documento pretende generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares.

Consulta de la Política. Esta política debe ser presentada y dispuesta en un acceso visible en los sitios oficiales de la CORPORACIÓN FUTURES y en la página web principal para su fácil consulta y acceso por parte del público en general. En la página web podrá consultar:

✓ Los Derechos del Titular de datos
✓ Autorización para uso de datos personales
✓ Información del Responsable del tratamiento

Privacidad. Los datos tratados mediante sistemas de video vigilancia serán preservados cumpliendo todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de estos. En este sentido, el suministro de éstos podrá estar restringido o limitado para efectos de resguardar la privacidad o por motivos de seguridad.

Grabaciones de audio. Mediante la presente política se le informa al titular de los datos que mediante el recaudo del sistema de video vigilancia no se recopilarán y tratarán grabaciones de audio.

Aviso de privacidad. Se establecerá un aviso de privacidad en zonas cercanas a los lugares en que se realice el monitoreo por video, el cual contará con la información mínima sobre el tratamiento, destinaciones específicas y demás información del interés del titular de los datos personales.

Procedimientos operacionales que involucren la protección de datos personales. El Responsable y/o Encargado del Tratamiento deben observar las siguientes reglas:

• Implementar el sistema de video vigilancia sólo cuando sea necesario para el cumplimiento de la finalidad propuesta, respetando la dignidad y demás derechos fundamentales de las personas.

• Limitar la recolección de imágenes a la estrictamente necesaria para cumplir el fin específico previamente concebido.

• Informar a los Titulares acerca de la recolección y demás formas de Tratamiento de las imágenes, así como la finalidad de este.

• Conservar las imágenes sólo por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad del sistema de video vigilancia.

• Inscribir la base de datos que almacena las imágenes, en el Registro Nacional de Bases de Datos.

No será necesaria la inscripción cuando el Tratamiento consista sólo en la reproducción o emisión de imágenes en tiempo real, sin perjuicio del cumplimiento de las demás disposiciones del Régimen General de Protección de Datos Personales.

• Suscribir cláusulas de confidencialidad con el personal que accederá a los sistemas de video vigilancia.

• No instalar sistema de video vigilancia en lugares donde la recolección de imágenes y, en general, el Tratamiento de estos datos pueda afectar la imagen o la vida privada e íntima de las personas.

Finalidades específicas. Las finalidades específicas para el tratamiento de datos recolectados mediante sistemas de video vigilancia serán las siguientes:

• Recopilación de imágenes de video de los usuarios y visitantes.

• Contar con medidas de seguridad para el monitoreo de incidentes.

• Disuadir conductas irregulares de terceros.

• Controlar el ingreso de usuarios, visitantes y empelados a las instalaciones de la institución.

La política de tratamiento de datos personales captados por sistemas de video vigilancia puede ser consultada en la página www.futurescorp.org.

Anexo 8. CONSENTIMIENTO INFORMADO Y AUTORIZACIÓN DE USO DE IMAGEN SOBRE FOTOGRAFÍAS Y FIJACIONES AUDIOVISUALES (VIDEOS) DE MENORES DE EDAD PARA USO PÚBLICO
Quienes suscribimos el presente documento, obrando como padres y representantes legales de la niña(o) o adolescente, ________________________________________, identificada(o) con el
documento de identidad número _____________ de ______________, quien participará en la grabación del video de la campaña publicitaria de la CORPORACIÓN FUTURES, autorizamos con la suscripción de este documento a la CORPORACIÓN FUTURES, para:

1. Captar imágenes personales (total o parcialmente), tomar fotografías, realizar videos, audios o a través de cualquier otro medio conocido o por conocerse y similares de la niña(o) o adolescente mencionada(o) anteriormente; a través de cualquier medio físico, electrónico o de otra naturaleza (en adelante referidas como “Las Imágenes” que para efectos de este documento, se entiende por el nombre, seudónimo, voz, firma, iniciales, figura, fisonomía total o parcial del cuerpo y/o cualquier símbolo que se relacione con la identidad de la niña(o) o adolescente).

2. Grabar su voz, cualquier interpretación artística, su nombre e información recolectada en dicho proceso de grabación.

3. Divulgar y publicar Las Imágenes a través de cualquier medio físico, electrónico, virtual o de cualquier otra naturaleza, pública o privada.

4. Hacer uso ilimitado de Las Imágenes.

5. Utilizar Las Imágenes en cualquier lugar de Colombia o el mundo, sin límite de tiempo.

6. Modificar, adaptar, arreglar, manipular y alterar Las Imágenes para uso publicitario y otros fines lícitos de cualquier forma, entendiéndose que lo anterior, en ningún momento, constituya una violación a los derechos morales de la menor y de quienes suscriben este documento.

Las sesiones donde se captaron las imágenes fueron realizadas bajo total consentimiento y en ningún momento se trasgredió dignidad o se violó derecho alguno en especial el de honor, intimidad, buena imagen y buen nombre de la niña o adolescente.

La captación de la imagen e interpretaciones se hace con el fin de hacer promoción de la campaña publicitaria y de mercadeo de la CORPORACIÓN FUTURES, promocionando sus actuales y futuros productos, servicios y marcas.

También, quienes suscribimos el presente documento, autorizamos a la niña(o) o adolescente______________________________________, identificada(o) con el documento de identidad número ______________________ de _____________, a: Participar en este proyecto que tiene como propósito promocionar la venta de los distintos productos que ofrece la CORPORACIÓN FUTURES y la promoción de la campaña publicitaria y de mercadeo de la CORPORACIÓN FUTURES.

Igualmente autorizamos a la CORPORACIÓN FUTURES para el uso y tratamiento de datos personales no sensibles de la niña o adolescente, los cuales serán utilizados en el marco del proyecto mencionado y las actividades que de él se deriven, y de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013.

La CORPORACIÓN FUTURES, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y de su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, conservarán la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Y garantizan que las actividades que se realizan durante el desarrollo del proyecto, se encuentran enmarcadas en el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y en el respeto de sus derechos fundamentales.

En todo caso, siempre garantizando niveles adecuados de protección de datos.
Esta autorización se extiende para la comunicación pública de todos los materiales realizados, su puesta a disposición en general, su exposición nacional e internacional y cualquier otro uso que no implique ánimo de lucro a favor de la entidad por el término establecido en la Ley 23 de 1982.

Reconocemos que esta autorización que estamos impartiendo a favor de la CORPORACIÓN FUTURES, se realiza en forma gratuita y por tanto manifestamos que no se nos adeuda suma alguna por concepto de este documento. En consecuencia, nos comprometemos a no reclamar valor alguno, por concepto de la utilización que hiciere la CORPORACIÓN FUTURES o cualquier otra persona, natural o jurídica, o que haya sido autorizada por la entidad para la utilización de las imágenes.

______________________________________
Representante del niña(o) o adolescente
Cédula de Ciudadanía
Teléfono o Celular:

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